Die 25%ige Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG bietet Arbeitgebern eine einfache Möglichkeit, Zuschüsse für Jobtickets steuerlich zu behandeln. Statt dass Mitarbeitende die Steuerlast tragen, übernimmt der Arbeitgeber pauschal 25% des Zuschusswerts, zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer. Der Vorteil: Diese Zuschüsse bleiben für Mitarbeitende steuer- und sozialversicherungsfrei und beeinflussen nicht die Entfernungspauschale.
Wann wird sie gewählt?
- Wenn das Jobticket über Gehaltsumwandlung finanziert wird (im Gegensatz zum steuerfreien Zuschuss nach § 3 Nr. 15 EStG, der zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden muss).
- Wenn Arbeitgeber eine einheitliche Steuerregelung für alle Mitarbeitenden anwenden möchten.
- Wenn die Verwaltung vereinfacht werden soll, z. B. bei hoher Personalfluktuation.
Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende:
- Arbeitgeber: Planbare Steuerkosten, einfache Verwaltung, keine Anrechnung auf die 50-€-Freigrenze für Sachbezüge.
- Mitarbeitende: Volle Entfernungspauschale bleibt erhalten, steuer- und sozialversicherungsfreier Zuschuss.
Diese Option ist besonders geeignet für Unternehmen, die Jobtickets als Benefit anbieten möchten, ohne die steuerlichen Vorteile für Mitarbeitende zu schmälern.
Die 25%ige Pauschalversteuerung für Jobtickets erklärt
Wie die 25%ige Pauschalversteuerung funktioniert
Die 25%ige Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG bietet Unternehmen eine flexible Möglichkeit, Jobtickets steuerlich zu behandeln. Im Gegensatz zur steuerfreien Variante nach § 3 Nr. 15 EStG, die nur zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt werden kann, erlaubt die Pauschalversteuerung auch die Finanzierung über eine Gehaltsumwandlung.
Hierbei wird der Wert des Jobtickets pauschal mit 25 % versteuert. Zusätzlich fallen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer an. Die Berechnungsgrundlage umfasst die gesamten Arbeitgeberkosten. Ein Beispiel: Für ein Jobticket im Wert von 58,00 € beträgt die Pauschalsteuer 25 % dieses Betrags.
Ein großer Vorteil für Mitarbeitende: Die Entfernungspauschale bleibt unberührt, da der Zuschuss nicht in der Lohnsteuerbescheinigung auftaucht. Diese Regelung, eingeführt durch das Jahressteuergesetz 2019, gilt sowohl für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als auch für private Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln [5]. Im nächsten Abschnitt werden die Voraussetzungen für die Nutzung dieses Modells erläutert.
Voraussetzungen für die Nutzung des 25%-Steuermodells
Um die Pauschalversteuerung anzuwenden, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Besonders interessant ist dieses Modell, wenn das Jobticket im Rahmen einer Gehaltsumwandlung angeboten wird. Anders als beim steuerfreien Zuschuss nach § 3 Nr. 15 EStG, der zusätzlich zum regulären Lohn gezahlt werden muss, kann die Pauschalversteuerung auch bei einer Finanzierung durch Entgeltumwandlung genutzt werden.
Ein wichtiger Punkt: Die Pauschalversteuerung muss einheitlich für alle Leistungen nach § 3 Nr. 15 EStG innerhalb eines Kalenderjahres angewendet werden. Unterschiedliche Steuermodelle für verschiedene Mitarbeitende sind nicht möglich. Ein weiterer Vorteil für die Mitarbeitenden: Die pauschal versteuerten Leistungen mindern nicht die abziehbaren Werbungskosten, sodass die Entfernungspauschale vollständig geltend gemacht werden kann [7]. Im nächsten Abschnitt vergleichen wir die 25%-Option mit anderen Steuerlösungen.
25%-Steuermodell vs. andere Steueroptionen
Die Wahl des passenden Steuermodells hängt von den individuellen Bedürfnissen Deines Unternehmens ab. Hier ein Überblick:
- Steuerfreier Zuschuss (§ 3 Nr. 15 EStG):
Das Jobticket wird zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt. Allerdings kann der Zuschuss die Entfernungspauschale der Mitarbeitenden reduzieren. - 25%ige Pauschalversteuerung:
Diese Option ist auch bei einer Gehaltsumwandlung möglich und hat den Vorteil, dass die Entfernungspauschale vollständig erhalten bleibt. - Kombination verschiedener Pauschalsteuersätze:
Eine gleichzeitige Anwendung von 15 % und 25 % ist nicht erlaubt. Die gesamte Leistung wird einheitlich mit 25 % versteuert. - Individuelle Versteuerung:
Wenn die Pauschalversteuerung steuerlich ungünstig ist, kann das Jobticket individuell versteuert werden.
Mit TicketPlus+ für Unternehmen kannst Du alle diese Optionen problemlos umsetzen. Die Plattform unterstützt sowohl die 25%ige Pauschalversteuerung im Rahmen der Gehaltsumwandlung als auch andere Modelle und passt sich flexibel an Deine steuerlichen Anforderungen an.
Jobticket vom Chef? 🔎 Überblick hier im Video: Wie wird ein Jobticket versteuert?
Wann Arbeitgeber die 25%ige Pauschalversteuerung wählen
Nachdem wir bereits erklärt haben, wie die 25%-Pauschalversteuerung funktioniert und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, schauen wir uns nun an, wann und warum Du als Arbeitgeber diese Option in Betracht ziehen solltest.
Vorteile des 25%-Pauschalsteuermodells
Die 25%-Pauschalversteuerung bietet Dir als Arbeitgeber einige praktische Vorteile. Einer der größten Pluspunkte: Du musst das Jobticket nicht in die monatliche 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge einrechnen[3]. Das schafft zusätzlichen Spielraum, um Deinen Mitarbeitenden weitere Vorteile zu bieten.
Ein weiterer Vorteil liegt in der vereinfachten Verwaltung. Besonders in Unternehmen mit hoher Personalfluktuation entfällt der Aufwand für komplizierte Berechnungen bei Ein- und Austritten[3]. Das spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand erheblich[9].
Für Deine Mitarbeitenden bleibt die volle Entfernungspauschale erhalten, da es keine Verrechnung mit dem Arbeitgeberzuschuss gibt[2]. Gerade bei Mitarbeitenden mit einem hohen Steuersatz von bis zu 45% kann die pauschale Besteuerung mit 25% günstiger sein als eine individuelle Versteuerung[9][10].
Zusätzlich kannst Du mit einem steuerlich optimierten Jobticket Deine Arbeitgeberattraktivität steigern. Gerade in Zeiten von Hybrid-Work-Modellen ist das ein Anreiz für Mitarbeitende, regelmäßig ins Büro zu kommen[3].
Nachteile und wichtige Überlegungen
Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige Punkte, die Du beachten solltest. Der größte Nachteil sind die tatsächlichen Steuerkosten: Für ein Deutschlandticket im Wert von 58,00 € fallen 14,50 € Pauschalsteuer an, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer[2].
Außerdem bist Du verpflichtet, alle Leistungen nach § 3 Nr. 15 EStG im Kalenderjahr einheitlich zu versteuern. Es ist also nicht möglich, unterschiedliche Steuermodelle für verschiedene Mitarbeitende zu nutzen.
Die Auswirkungen auf Deine Mitarbeitenden können ebenfalls unterschiedlich ausfallen. Während Beschäftigte mit höheren Steuersätzen von der Pauschalversteuerung profitieren, könnte sie für Geringverdiener weniger vorteilhaft sein. Es lohnt sich daher, die individuelle Situation zu prüfen und gegebenenfalls Deinen Steuerberater hinzuzuziehen.
Auch die Dokumentationspflichten solltest Du nicht unterschätzen. Alle Vereinbarungen zu Mobilitätsbudgets und Jobtickets müssen sauber dokumentiert werden, um Missverständnisse oder unbeabsichtigte Ansprüche zu vermeiden[4].
Wann das Modell besonders sinnvoll ist
Die 25%-Pauschalversteuerung eignet sich vor allem in bestimmten Unternehmenssituationen. Besonders dann, wenn Du das Jobticket im Rahmen einer Gehaltsumwandlung anbietest. Hier zeigt sich der Vorteil gegenüber der steuerfreien Variante, bei der die Leistung zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt werden muss[2].
Unternehmen mit vielen Pendlern profitieren ebenfalls, da Mitarbeitende ihre volle Entfernungspauschale geltend machen können. Gleichzeitig hast Du als Arbeitgeber planbare Steuerkosten, was die Kalkulation vereinfacht.
In Branchen mit hoher Fluktuation ist die vereinfachte Verwaltung ein großer Pluspunkt. Bei Ein- und Austritten entfällt der Aufwand für aufwendige Berechnungen, und die monatliche Pausierbarkeit – etwa über TicketPlus+ für Unternehmen – sorgt für zusätzliche Flexibilität.
Auch mittelständische Unternehmen schätzen die geringere Verwaltungsbelastung. Bei durchschnittlichen Lohnnebenkosten von 20,8% zusätzlich zum Gehalt[10] können eingesparte Verwaltungskosten einen spürbaren Unterschied machen.
Für Start-ups und wachsende Unternehmen ist das Modell eine Möglichkeit, die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen. Das transparente Steuermodell zeigt den Mitarbeitenden klar den Wert des angebotenen Benefits.
Mit dem 25%-Modell profitierst Du nicht nur von steuerlicher Planbarkeit, sondern auch von einer spürbaren Entlastung im Verwaltungsaufwand. Wie Du dieses Modell in Deinem Unternehmen umsetzt, erfährst Du im nächsten Abschnitt.
So richtest Du die 25%ige Pauschalversteuerung für Jobtickets ein
Du hast Dich für die 25%-Pauschalversteuerung entschieden? Perfekt! Hier erfährst Du, wie Du sie Schritt für Schritt umsetzen kannst. Mit der richtigen Vorbereitung und ein wenig Unterstützung durch digitale Tools wird die Einführung deutlich einfacher, als Du vielleicht denkst. Lass uns direkt loslegen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für HR-Teams
1. Rechtliche Grundlagen prüfen
Überprüfe, ob die Voraussetzungen für § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG erfüllt sind. Wichtig: Die Pauschalversteuerung ist eine freiwillige Entscheidung des Arbeitgebers[9]. Wenn Du Dich dafür entscheidest, gilt diese Regelung für ein ganzes Kalenderjahr und muss einheitlich für alle Leistungen nach § 3 Nr. 15 EStG angewendet werden.
2. Interne Richtlinien festlegen
Definiere klare Regeln für Dein Unternehmen. Entscheide, ob Du zeitliche Begrenzungen oder Freiwilligkeitsklauseln einfügen möchtest[4]. Diese Festlegungen sollten sorgfältig dokumentiert werden, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.
3. Lohnbuchhaltung anpassen
Stelle sicher, dass Deine Lohnbuchhaltung auf die Pauschalversteuerung vorbereitet ist. Der Sachbezug muss korrekt dokumentiert werden, und die Versteuerung erfolgt mit der jeweiligen Lohnabrechnung[1]. Nur so bleibt die Sozialversicherungsfreiheit erhalten[11].
4. Dokumentation sicherstellen
Alle relevanten Belege und Unterlagen müssen archiviert und die Arbeitgeberleistungen im Lohnsteuerformular dokumentiert werden[1].
5. Mitarbeitende informieren
Kommuniziere die Vorteile an Deine Mitarbeitenden. Ein großer Pluspunkt: Der Zuschuss des Arbeitgebers wird nicht mit der Entfernungspauschale verrechnet und taucht daher nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung auf[2]. Dadurch können Mitarbeitende ihre gesamte Pendlerpauschale geltend machen.
6. Prozesse für Ein- und Austritte definieren
Erstelle klare Abläufe für Mitarbeitende, die ein- oder austreten. Besonders bei Gehaltsumwandlungen gelten andere Regeln, die berücksichtigt werden müssen.
Digitale Tools zur Vereinfachung der Einrichtung
Die manuelle Verwaltung solcher Prozesse kann schnell aufwendig werden. Hier kommen moderne HR-Plattformen ins Spiel, die Dir das Leben erleichtern.
NAVIT – Automatisierte Lohnbuchhaltung
NAVIT ist eine Plattform, die speziell für die Abwicklung von Deutschlandtickets entwickelt wurde. Sie integriert sich nahtlos in HR- und Lohnbuchhaltungs-Workflows und liefert lohnbuchhaltungsfertige Berichte[12]. Die Plattform arbeitet unter anderem mit Workday, SAP und Personio zusammen[12].
"Dank NAVIT haben wir 90 % unseres Verwaltungsaufwands für Benefits reduziert. Die Integration in unser HR-System hat den jährlichen Aufwand von 112 Personentagen auf nur 9 gesenkt."
– Britta Ludowig, Projektleiterin[12]
flair – All-in-One-Lösung
flair ist eine umfassende HR-Plattform, die speziell auf deutsche Unternehmen zugeschnitten ist. Sie integriert sich direkt mit DATEV, einer der führenden Lohnbuchhaltungssoftwares in Deutschland, und erfüllt alle relevanten gesetzlichen Vorgaben[13].
SD Worx Buddy – Cloud-basierte Lösung
SD Worx Buddy kombiniert HR, Lohnbuchhaltung und Zeiterfassung in einer cloud-basierten Plattform[14]. Mit kontinuierlicher Lohnbuchhaltungssimulation und Echtzeitberichterstattung hebt sich diese Lösung von traditionellen Systemen ab. Die ITSG-zertifizierte Lohnbuchhaltungs-Engine garantiert höchste Standards in Compliance und Technologie[14].
"Die Zukunft der Lohnbuchhaltung ist Echtzeit, kontinuierlich und cloud-basiert."
– Patrick Barazzoni, EVP DACH, Nordics, CEE & Adriatic, SD Worx[14]
TicketPlus+ – Für maximale Flexibilität
TicketPlus+ für Unternehmen bietet eine speziell auf das Deutschlandticket zugeschnittene Lösung. Die Plattform ermöglicht 100%ige Automatisierung und lässt sich in über 50 HR-Systeme integrieren – ganz ohne IT-Kenntnisse. Besonders praktisch: Mitarbeitende können das Ticket monatlich pausieren, was Dir Verwaltungsaufwand und Kosten spart.
Wenn Dein Unternehmen mindestens 25 % zum Deutschlandticket beiträgt, erhalten Mitarbeitende zusätzlich einen 5 %-Rabatt auf das Ticket[2]. Das ist nicht nur ein toller Anreiz, sondern zeigt auch Dein Engagement für moderne und umweltfreundliche Mobilität.
Mit einer durchdachten Herangehensweise und den passenden Tools ist die Einrichtung der 25%-Pauschalversteuerung gut machbar. Im nächsten Abschnitt werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Steuermodelle für Jobtickets und vergleichen sie direkt.
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Vergleich aller Jobticket-Steuermodelle
Nachdem Du die verschiedenen Steuermodelle kennengelernt hast, findest Du hier eine übersichtliche Gegenüberstellung der wichtigsten Unterschiede – inklusive einer Tabelle, die die Details auf den Punkt bringt.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen den Steuermodellen
Steuerfreier Arbeitgeberzuschuss nach § 3 Nr. 15 EStG
Mit diesem Modell zahlst Du bis zu 58,00 € pro Monat steuerfrei für das Deutschlandticket. Deine Mitarbeitenden tragen keine zusätzlichen Kosten. Allerdings wird dieser Zuschuss in der Lohnsteuerbescheinigung vermerkt, wodurch die steuerlich absetzbaren Fahrtkosten reduziert werden.
25%ige Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG
Hier übernimmst Du als Arbeitgeber die Pauschalsteuer von 25 % (plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer). Der Vorteil: Diese Leistung bleibt für Deine Mitarbeitenden steuer- und sozialversicherungsfrei, und die Entfernungspauschale wird nicht gekürzt.
Entgeltumwandlung mit 15%iger Pauschalversteuerung
Bei diesem Modell wandeln Deine Mitarbeitenden einen Teil ihres Bruttogehalts um. Du sparst Sozialversicherungsbeiträge, zahlst jedoch 15 % Pauschalsteuer. Mit TicketPlus+ für Unternehmen kostet Dich diese Variante lediglich 1,49 € pro Monat, während Deine Mitarbeitenden etwa 34,68 € zahlen.
Entgeltumwandlung innerhalb der 50-Euro-Freigrenze
Jobtickets können bis zu 50,00 € pro Monat als steuerfreier Sachbezug gewährt werden [3]. Das Deutschlandticket fällt allerdings nicht unter diese allgemeine Freigrenze. Wird die Grenze überschritten, müssen Deine Mitarbeitenden den Differenzbetrag selbst zahlen [15].
Vergleichstabelle der Steuermodelle
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zwischen den Modellen zusammen:
| Steuermodell | Arbeitgeberkosten | Mitarbeiterkosten | Verwaltungsaufwand | Entfernungspauschale | Sozialversicherung |
|---|---|---|---|---|---|
| Steuerfreier Zuschuss (§ 3 Nr. 15) | 58,00 € | 0,00 € | Niedrig | Wird gekürzt | Frei |
| 25% Pauschalsteuer (§ 40) | ca. 72,50 € | 0,00 € | Mittel | Bleibt vollständig | Frei |
| 15% Entgeltumwandlung | 1,49 € | 34,68 € | Niedrig | Wird gekürzt | Beitragspflichtig |
| 50 € Sachbezug | 50,00 € | 8,00 € | Niedrig | Teilweise gekürzt | Frei |
Jedes Modell hat seine Vor- und Nachteile. Die 25%ige Pauschalversteuerung eignet sich besonders, wenn Du Deinen Mitarbeitenden den vollen Vorteil der Entfernungspauschale bieten möchtest – was je nach Pendelstrecke mehrere hundert Euro pro Jahr ausmachen kann.
Wenn Du hingegen Kosten sparen möchtest und Deine Mitarbeitenden bereit sind, sich finanziell zu beteiligen, könnte die Entgeltumwandlung mit 15 % Pauschalsteuer die bessere Wahl sein. Beachte: Um einen Nettolohn von 50,00 € zu ermöglichen, müsstest Du als Arbeitgeber etwa 85,75 € aufwenden [3]. Ein steuerfreier Zuschuss für das Jobticket ist daher oft die effizientere Lösung.
Wähle das Modell, das am besten zu Deinem Budget, Deiner Unternehmensstrategie und den Bedürfnissen Deiner Mitarbeitenden passt. Mit TicketPlus+ kannst Du flexibel zwischen den Modellen wechseln und so auf veränderte Anforderungen reagieren. Im nächsten Abschnitt erfährst Du, wie Du die Umsetzung konkret angehen kannst.
Zusammenfassung und nächste Schritte
Die wichtigsten Punkte im Überblick
Die 25%ige Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG bietet eine flexible steuerliche Option, die auch im Rahmen einer Entgeltumwandlung genutzt werden kann – im Gegensatz zum steuerfreien Zuschuss [6].
Ein entscheidender Vorteil: Deine Mitarbeitenden behalten ihre volle Entfernungspauschale, die beim steuerfreien Zuschuss reduziert wird [6][8]. Das kann, je nach Pendelstrecke, einen deutlichen Unterschied machen.
Die Verwaltung wird unkomplizierter, da keine individuellen Pendelstrecken erfasst oder aufwendige Berechnungen durchgeführt werden müssen. Die Pauschalsteuer wird einheitlich berechnet, was die Lohnabrechnung übersichtlicher gestaltet.
Dieses Modell eignet sich besonders, wenn Du bereits andere steuerfreie Sachbezüge anbietest und die 50-Euro-Freigrenze überschritten wird. Mit der 25%igen Pauschalversteuerung des Jobtickets verhinderst Du, dass alle Sachbezüge steuerpflichtig werden [16].
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FAQs
Wie funktioniert die 25%ige Pauschalversteuerung für Jobtickets und wie unterscheidet sie sich von der steuerfreien Variante?
Die 25%ige Pauschalversteuerung gemäß § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG erlaubt es Arbeitgebern, die Kosten für Jobtickets mit einem festen Steuersatz von 25 % zu versteuern. Das Verfahren ist unkompliziert und bringt steuerliche Vorteile für Mitarbeitende mit sich, da die Entfernungspauschale dabei vollständig erhalten bleibt.
Demgegenüber steht die steuerfreie Option nach § 3 Nr. 15 EStG, bei der der Wert des Jobtickets komplett steuerfrei bleibt. Allerdings wird in diesem Fall die Entfernungspauschale um den Wert des Jobtickets reduziert. Beide Modelle haben ihre Stärken: Die Pauschalversteuerung punktet durch einfache Handhabung und Flexibilität, während die steuerfreie Variante vor allem für Mitarbeitende interessant ist, die keine Entfernungspauschale nutzen.
Wie können Arbeitgeber die 25%ige Pauschalversteuerung für Jobtickets umsetzen?
Um die 25%ige Pauschalversteuerung für Jobtickets umzusetzen, ist es notwendig, im Lohnabrechnungssystem eine spezielle Lohnart einzurichten, beispielsweise „Zuschuss Jobticket pauschal 25%“. Dabei wird der geldwerte Vorteil des Jobtickets pauschal mit 25 % versteuert. Der Vorteil für die Mitarbeitenden: Das Jobticket bleibt für sie steuer- und sozialversicherungsfrei.
Diese Methode vereinfacht die Verwaltung und gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden eine attraktive Mobilitätslösung mit steuerlichem Vorteil anzubieten. Für eine reibungslose Umsetzung sollte man jedoch unbedingt den Steuerberater hinzuziehen.
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